Konference om automatisering af postens behandling.
I dagene fra den 12. til den 16. maj 1997 har Post Danmark været vært for den "12th In-ternational Conference on Postal Automation". 21 lande var repræsenterede på konfe-rencen med 95 deltagere.

Historie.
Den første konference blev holdt i USA i 1972, da USPS inviterede et antal foregangslande indenfor mekaniseret produktionsudvikling til et møde i Washington for at diskutere udviklingen i mekanisering og automatisering af postens behandling. 13 lande var repræsenteret på mødet med 44 deltagere. Mødets formål var at udveksle synspunkter og erfaringer om mekaniserede systemer og arbejdsgange i postens behandling med mennesker, som virkelig havde arbejdet dette. Mødet i Washington var så udbytterigt, at det blev besluttet, at afholde lignende møder med jævne mellemrum. Herefter blev møderne holdt hver 2. eller 3. forskellige steder i verden. I 1997 var turen så kommet til Danmark, som skulle være vært for den 12. konference.
Indholdet af konferencerne er løbende skiftet i overensstemmelse med den udvikling og de aktiviteter, der til enhver tid var højaktuelle. Til at begynde med var det hovedsageligt sortereanlæg for breve og pakker, der blev udvekslet informationer om. Men også intern og ekstern transport samt containere og anden transportemballage blev drøftet. Senere fulgte andre emner som elektronisk post, automatisering af posthusaktiviteter, forholdet mellem menneske og maskiner m.v. og nu senest også informationssystemer til understøttelse af flow og produktion. Konferencerne har udviklet sig fra at være meget teknologisk orienteret til at omfatte den totale proces i forbindelse med postbehandlingen.

Planlægningen af konferencen i Danmark.
Ved starten af planlægningen af konferencen i Danmark var der et ønske om at gennemføre nogle gennemgribende ændringer i konferencens form og struktur. Danmark inviterede derfor et antal lande, England, USA, Tyskland og Norge til et planlægningsmøde i København. På dette møde drøftedes målsætningen for konferencen og planlægningsgruppen blev udvidet med Japan, Canada og Schweiz. Betegnelsen for konferencen blev ændret fra mekaniseringskonference til automatiseringskonference. Målsætningen med konferencen er:
- at udveksle udvikling og erfaring indenfor mekanisering og automatisering af den postale produktion
- at kortlægge kundernes integration i produktionsprocessen
- at diskutere personalets rolle i den automatiserede produktionsproces herunder nye metoder, fleksibilitet,
  motivation, arbejdsmiljø og uddannelse
- at identificere og diskutere metoder til optimering s muligheder ved indførelse af teknologi i de postale systemer
  at udveksle information om planer for fremtidig udvikling
- at drøfte fælles udnyttelse af udvikling, påpege behovet for standardisering og koordinering krav til
  leverandørerne af postbehandlingsudstyr
- at drøfte automatiseringens relation til det ydre miljø
- at udvikle uformelle personlige netværk til videreførelse af udvekslingen af information og ideer
Konferencen skulle grundlæggende være baseret på den totale produktion fra en forsendelse blev plan-lagt produceret hos en kunde til forsendelsen blev afleveret til modtageren. Formen for gennemførelsen blev ændret fra hovedsageligt at være baseret på indlæg i plenum til at omfatte indlæg i plenum umiddelbart efterfulgt af et antal workshop vedrørende det aktuelle emne.
Hovedtemaerne for konferencen blev efter en vurdering af de mest aktuelle emner valgt til at omfatte brevbehandling, store breve, pakke og klods behandling, flow og logistik samt management systemer. Derudover blev specialemnerne miljø, standardisering, retningslinier for udveksling af information, forholdet til1everandører og indkøbsforhold samt teknologiudviklingens indflydelse på den fremtidige postale forretning.

Hovedtemaerne
De enkelte emner under konferencen er dokumenterede gennem arbejdspapirer, som kan rekvireres hos undertegnede. Hovedkonklusionerne fra workshopperne blev præsenteret i plenum.
Automatisering af brevbehandlingen.
I den første session blev den generelle status på automatiseringen af brevbehandlingen gennemgået efterfulgt af et indlæg vedrørende videokodning. Denne session blev fulgt op af tre workshops omhandlende menneskelige forhold i forbindelse med automatiseringen, forholdet til kunderne i forbindelse med automatiseringen samt forhold i forbindelse med en integration af det udstyr, der benyttes i de enkelte faser af behandlingen.
I anden session blev sortering af breve i omdelingsorden behandlet efterfulgt af en gennemgang af de nyeste forhold vedrørende den automatiske adresselæsning. Workshopperne til denne session omfattede en gennemgang af udstyr til sortering i omdelingsorden, udnyttelse af adressegenkendelsen til en automatisk omadressering inde i processen samt en gennemgang af mulighederne for at administrere sortereprogrammerne.
Det var især sortering af breve i omdelingsorden, der havde den store interesse, idet mange lande er meget interesserede i denne løsning. Nogle har fået lidt erfaring og specielt har USA arbejdet med forholdene. For at kunne foretage sorteringen, er det nødvendigt at have en database, som indeholder data om hver enkelt modtager. USA har f.eks. 125 millioner datarecords i deres "Delivery Point File". Det er ligeledes nødvendigt at kunne læse mange flere oplysninger i den automatiserede adresse læsning, for ikke at få alt for store mængder af data, som skal tastes ind ved videokodning. Når maskinerne sorterer i omdelingsorden vil der automatisk ske en ændring af arbejdet i forbindelse med omdelingen med mere tid til omdeling og mindre tid i forberedelsen af omdelingen, det er derfor nødvendigt at være opmærksom på belastningen af den enkelte omdeler.
Behandling af store breve. pakker Og klodser.
I denne session blev status på automatiseringen på områderne gennemgået efterfulgt af et case studie om et specialpakkeprodukt i Australien. Sessionen blev efterfulgt af tre workshop omhandlende teknologi til behandling af store breve, teknologi til behandling af pakker og klodser samt strategiske overvejelser vedrørende kundeintegration i forbindelse med godsbefordring.
Den største interesse var koncentreret om behandlingen af store breve. Mange lande har indenfor de sidste år investeret storbrevsorteremaskiner, som er udstyret med OCR-læsere. Der er ikke den store tilfredshed med funktionen af disse maskiner og maskinerne kræver meget areal, men det er et område, hvor der er mange aktiviteter i gang både i leverandørernes udvikling og med planer om at anskaffe disse maskiner. Udviklingen indenfor pakkesorteringen vedrører for det meste forbedringer af de kendte funktioner. Danmark har dog besluttet at forsøge sig med EDI overførsel af adresseinformationer fra kunderne i tilknytning til pakkens stregkode samt OCR-læsning og videokodning af pakker, som kan blive en afgørende fornyelse af pakkebehandlingen. Der er heller ikke den store udvikling i udstyr til sortering af klodser.
Flow og Logistik
Sessionen fokuserede meget på den interne transport, hjælpeudstyr til omlæsning og udstyr til kontrol af logistikken. Efter en gennemgang af status gennemgik Sverige anvendelsen af omlæsningsrobotter i deres ny brevsystem, og Danmark gennemgik et logistikmålesystem baseret på radiobrikker. Workshopperne til denne session behandlede forhold vedrørende robotter, teknologi til kontrol af logistikken og anvendelsen af beholdere til transport af forsendelserne - containere, bakker og sække m.v.
Den store fokus på arbejdsmiljøet har sat gang i mange aktiviteter til automatisk håndtering af transportemballage. Det gælder såvel i forbindelse med håndtering ved afgang og ankomst til centerbehandlin-en som i forbindelse med ind- og udgang fra behandlingsudstyret. I forbindelse med kontrol af logistikken bliver der arbejdet meget med trak og trace af transportmateriel. Det er specielt stregkodeteknologien, der er i fokus, men også integrationen af systemerne i forhold til de overordnede produktionsstyringssystemer og ledelsesinformationssystemer er meget aktuel.
Managementsvstemer.
I den første session blev den generelle status på managementsystemer gennemgået. Den generelle status blev efterfulgt af et indlæg vedrørende netværk og stregkode problematikken samt et indlæg om sammenhængen mellem databaser og automatiseringen. De tre workshop s, der var knyttet til denne session, omhandlende databaser, netværk og tag management.
I anden session blev informationssystemer i forbindelse med automatiseringen behandlet efterfulgt af en gennemgang af konfigurations management samt vedligholdelsessystemer og organisering af vedligeholdelsen. Workshopperne til denne session var nøje tilknyttet hovedemnerne i den indledende plenarsession. Det vil sige informationssystemer i automatiseringen, styring af systemkonfigurationen og vedligeholdelsessystemer .
Især databaser og vedligeholdelsessystemer havde den store interesse. Indholdet i databaserne, sammenhængen med stregkoderne på brevene samt opdateringsfrekvensen blev indgående drøftet. Vedrørende stregkoderne blev det kendte spørgsmål om ID-koder kontra destinationskoder drøftet.
Informationssystemerne skal være mere end registreringer og flowinformationer, de skal også være et værktøj for ledelse og beslutning. Mange deltagere erkendte behovet for at få bedre styr på, hvilke versioner af programmel og udstyr, der benyttes på de enkelte centre. Især blev refereret behovet for kontrol af versionerne på udstyr når de kommer fra leverandører og kontrol af at fejlretninger og optime-ringer sikres gennemført på alt udstyr med samme funktioner.

Specialemner

Miliøforhold

De overordnede miljøhensyn blev gennemgået. Mange lande koncentrerer sig mere og mere for post-produktionens indflydelse på miljøet. Post Danmark har vedtaget en overordnet miljøpolitik. De mange forhold til miljøhensyn blev gennemgået. Det er væsentligt at skabe forståelse for at organisationen skal være opmærksom på miljøbelastningen. Dette gælder såvel ledelse og planlægning som den daglige udførelse af arbejdsrutiner. I forbindelse med indføringen af ny teknologi skal der være krav om mindst mulig miljøbelastning og planer for bortskaffelse af materiel efter brugsperioden.
Standardisering
Indenfor de postale administrationer er der mange aktiviteter vedrørende standarder. Der er ligeledes flere organisationer, som beskæftiger sig med standardisering, det er de nationale standardiseringsorganisationer, CEN, UPU og ISO. De spørgsmål, der blev rejst, var bl.a. hvorfor en standard, hvad vil den betyde, hvem har benefit og hvordan styres overholdelsen. Inden arbejdet med en standard går i gang bør disse spørgsmål nøje overvejes. Det væsentlige behov for standarder er i forbindelse med udveksling af enhver form. Det kan være forsendelser, identifikation af forsendelser m.v. samt udnyttelse af data opsamlet i det afsendende land. I dag er det f. eks. ikke tilladt at sende stregkodede breve over landegrænserne. Der er ligeledes mange nationale forhold, der gør, at leverandører af udstyr skal modificere deres udstyr specielt til enkelte landes forhold.
Retningslinier for udveksling af informationer
Der har i de senere år været en stor debat om omfanget af udveksling af informationer mellem de posta-le administrationer. Dels har mange administrationer deres egne projekterings og rådgivning s organisationer, som tilbyder assistance til øvrige postale administrationer, og dels er der en udvikling mod at de postale organisationer er konkurrenter såvel på det internationale marked som på forbehandling til distribution på nationale områder. Disse forhold skal holdes op mod fordelene ved samarbejde over landegrænserne med et effektivt og koordineret produktionsapparat, som kan konkurrere med de store internationale forsendelses- og distributionsvirksomheder. De områder, hvor et samarbejde er meget påtrængende blev gennemgået, og der er indgået en aftale om fortsat udveksling af informationer og udviklingsaktiviteter.
Forhold til leverandører og indkøb
Under dette emne blev leverandørmarkedet for de forskellige udstyrstyper gennemgået. De forskellige landes metoder for indkøb blev nævnt. Forskellen mellem store og små landes indkøb blev fremhævet. Der blev opfordret til et større samarbejde i forbindelse med indkøb og opfølgning. F.eks. blev bruger-grupper fremhævet, hvor der i fællesskab kan sætte aktiviteter i gang hos leverandørerne. Samarbejdet mellem de nordiske lande på dette område blev flere gange fremhævet under konferencen. Vi udveksler løbende informationer om udvikling og planlægning og har fælles udviklings aktiviteter og standardiseringsarbejde. Vi udveksler kravspecifikationer og specialtilpasning af udstyr, hvor vi i aftaler med leverandørerne prøver at betinge os, at de øvrige nordiske lande kan udnytte disse, således der ikke skal betales for samme udvikling flere gange.
Teknologiudviklingens indflydelse på den fremtidige postale forretning
Udfordringen fra den teknologiske udvikling i forbindelse med et fortsat postal produktion blev gennemgået. Der har i mange år været talt om truslen fra den elektroniske kommunikation og substituering af informationsudvekslingen. Der er dog ikke endnu tegn på fald i de primære postale produkter. Dette hænger sammen med stigningen i informationsudvekslingen og udviklingen af nye produkter. Der blev i indlægget opfordret til at de postale administrationer tager udfordringen op og udnytter den nye teknologi til udvikling af nye produkter samt anvende den positivt til forbedring af de eksisterende produkter og produktionsapparatet.
 

Evaluering og afslutning
Resultatet af den afsluttende evaluering af konferencen var stor tilfredshed med de nye rammer for konferencens afvikling. Der var megen anerkendelse af konferencen som helhed.
Der var stor interesse for at konferencen bliver holdt hvert andet år i stedet for hvert tredje år. Næste konference planlægges derfor afholdt i USA i 1999.
Udover det grundlæggende produktionsudstyr var der stor interesse for at emnerne vedrørende vedligeholdelse og forholdet til leverandører bliver mere detaljeret behandlet på næste konference.
                                                                                                                Hans Gärtner, Chairman of Conference